1．個人情報の種類

私どもが扱う個人情報は、職員ご本人の氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、入退社日、給与振り込み口座、基礎年金番号、健康保険被保険者番号、雇用保険番号、賃金、標準報酬月額及びその被扶養者の氏名、生年月日、性別、続柄、住所、基礎年金番号、健康保険被保険者番号等人事管理上必要とされるデータといたします。

2．個人情報の入手方法

上記の個人情報につきましては、職員本人の申し出により、所属会社或いは所属部署の人事管理ご担当者様を通して、ファックス、メール、郵便、宅配によりお預かりさせていただきます。

3．個人情報の保管

お預かりいたしました個人情報につきましては、コンピュータにインプットすると共に、ペーパーベースでのファイリングを行い、施錠出来る書庫において善良なる管理のもと保管いたします。また、コンピュータにおきましては、立ち上げの際にID及びパスワードを必要とすると共に、給与計算ソフト使用に際しても別途IDとパスワードの入力を必要としており、書庫のキー及びコンピュータのID、パスワードは代表者及び担当者のみが管理しております。

4．個人情報の使用目的

お預かりしました個人情報は、給与計算処理及び労働保険、社会保険関係の諸届書作成及び本人への控え返却にのみ使用し、その他の目的には使用いたしません。

5．個人情報の第三者への提供

お預かりしました個人情報は、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督署への諸届のため、所定の用紙に記載又はオンラインにて提供させていただきますが、その他法令上必要とされた場合を除き、他の第三者への提供はいたしません。

6．個人情報の修正及び訂正

お預かりしております個人情報において修正又は訂正の必要が生じた場合は、速やかに会社の人事ご担当者様を通してご連絡くださいますようお願い申し上げます。当該情報が当方に届き次第修正等必要な措置を行います。

7．退職後の取扱

職員ご本人が退職した後も、上記各項目に則った取扱を行い、法定保存期間保存した上で、所定の保存期間が経過した際にデータ消去、シュレッダーによる破棄により抹消いたします。

N・T人事法務サポート（習志野労務管理センター）